Suivre la trace des cornets de glace

Un cornet et des boules de crème glacée symbolisent parfaitement l'été. Et lorsque la crème glacée a été faite il y a moins de 24 heures, le goût n'en est que meilleur.

La chaîne franchisée ParadIS, d'origine danoise, doit son succès à sa crème glacée italienne faite quotidiennement. Toutefois, sa croissance rapide s'est accompagnée d'énormes problèmes dus à une gestion financière interne incohérente et irrégulière au sein des boutiques.

En utilisant le système de comptabilité en ligne e-conomic, ParadIS a obtenu une vue d'ensemble de la rentabilité des 23 boutiques et a pu établir des comparaisons.

La première boutique ParadIS a été inaugurée au Danemark en 2000. L'enseigne s'est ensuite développée pour devenir une chaîne franchisée totalisant 23 boutiques dans tout le pays.

En juste deux ans, ParadIS a ouvert 14 nouvelles boutiques et les responsables de la marque souhaitent ardemment se développer au-delà des frontières danoises.

« Nous avons plus de 250 employés et un taux de croissance extrêmement élevé. C'est la raison pour laquelle notre objectif à long terme est de devenir une société internationale.

L'un des avantages de notre système de franchise est que chaque boutique est gérée et exploitée au niveau local et de façon indépendante. Nous n'intervenons pas dans les activités quotidiennes des boutiques.

Cependant, notre existence dépend entièrement de la rentabilité des boutiques, et c'est pourquoi nous devons être capables d'apporter une assistance immédiate à celles qui rencontrent des problèmes d'efficacité », précise Jørgen Bjerre, co-fondateur de ParadIS.

Besoin croissant de normalisation

La nécessité de normaliser nos systèmes de gestion financière s'explique également par la complexité que revêt l'exploitation d'une boutique ParadIS. La crème glacée étant produite quotidiennement dans chaque boutique, elle est toujours fraîche et offre une saveur inégalable.

La production de crème glacée requiert une longue liste d'ingrédients et l'achat de lait génère à lui seul quatre factures par semaine et par boutique, ce qui représente 350 factures par mois pour les 23 boutiques, rien que pour l'approvisionnement en lait.

« Chaque boutique s'acquitte d'environ 50 factures par mois ; étant donné que les boutiques sont en général gérées par une personne qui cherche en priorité à servir ses clients, en particulier pendant la période estivale, le travail administratif arrive souvent en second plan », explique Jørgen Bjerre.

Factures trop nombreuses

Auparavent, ParadIS ne disposait pas de vue d'ensemble sur la profitabilité de chaque boutique.

"La croissance rapide du nombre de boutiques a généré une gestion financière peu structurée. Face à cette situation il a fallu employer plus de ressources pour suivre de près la situation financière de chaque boutique puisque chacune utilisait des méthodes et des systèmes ERP différents.

Nous avons décidé d'avoir des rapports mensuels et exigé que chaque boutique devait utiliser le même logiciel de comptabilité. Autrement, nous ne serons pas en mesure de comparer les performances des boutiques entre elles," a t-il déclaré.

Haut niveau de flexibilité avec l'utilisation d'un logiciel de location en ligne

« Nous recherchions un système facile à utiliser, même par des personnes sans connaissance comptable, et auquel nous pourrions accéder où que nous nous trouvions. Nous avons choisi e-conomic parce que son logiciel est intéressant : il est flexible, en ligne et basé sur un système d'abonnement, ce qui est très important pour une société en constante évolution telle que la nôtre.

Par exemple, nous disposons désormais d'un plan comptable consolidé qui est distribué aux 23 boutiques et qui sera facilement extensible au fur et à mesure de notre croissance », indique M. Bjerre.

e-conomic offre même à nos comptables et auditeurs, qui nous fournissent une assistance externe, un accès libre au système. Les mises à niveau automatiques sont une autre fonction importante. En effet, elles représentent en général des dépenses élevées à long terme, mais avec e-conomic, elles sont incluses dans l'abonnement mensuel de 20 euro par boutique. »

Comptabilité automatique

Dans l'avenir, les factures récurrentes de chaque boutique seront traitées automatiquement, ce qui représentera un gain de temps supplémentaire. « Nous pouvons importer des fichiers automatiquement dans e-conomic, y compris des factures. Ainsi, les factures sont imputées automatiquement aux comptes appropriés. Au lieu de voir chaque boutique traiter 25 factures de lait séparément, les factures sont regroupées dans un fichier et enregistrées une seule fois », poursuit M. Bjerre.

En outre, e-conomic sera intégré prochainement à d'autres systèmes internes utilisés par ParadIS Danmark pour les feuilles de paie, les ventes, les achats, etc.

Méthodes de gestion financière efficaces et écologiques
« En tant que directeur financier de ParadIS, j'ai travaillé avec de nombreux systèmes comptables différents au fil des ans. Il s'avère qu'e-conomic est le système le mieux adapté à nos besoins. De nombreux utilisateurs accèdent au système et, au siège de la société, nous disposons d'une excellente vue d'ensemble du fonctionnement de chaque boutique sur une base mensuelle », ajoute M. Bjerre.

« Autre avantage important d'e-conomic : il offre le meilleur type de gestion financière permettant d'économiser les ressources.

Nous ne sommes plus obligés de maintenir et mettre à niveau un serveur indépendant et nos frais de déplacement diminuent, car les auditeurs et les comptables n'ont plus à se déplacer pour effectuer leurs analyses ; il leur suffit de se connecter au système depuis leur propre bureau.

Cet élément est important pour nous, car nous croyons à la responsabilité sociale de notre société et nous cherchons à produire des comptes 'verts' », dit M. Bjerre.

En termes de mise à profit du potentiel international de ParadIS, Jørgen Bjerre estime qu'e-conomic représente une aide qui facilitera grandement la procédure. « Le système existe dans de nombreuses langues et peut être utilisé par des boutiques franchisées à l'étranger.

Nous pourrons également l'intégrer à d'autres systèmes, ce qui assurera des procédures de gestion financière efficaces et rentables à travers le monde », déclare-t-il.

FAITS :
Défis

Des méthodes de gestion financière incohérentes et le rythme semestriel des rapports ont abouti à une vue d'ensemble insuffisante de la gestion des boutiques de la marque La production quotidienne de crème glacée dans toutes les boutiques générait une grande quantité de factures qui nécessitaient de longues procédures administratives

Solution

• e-conomic – outil de gestion financière en ligne
• Facturation électronique, archivage et comptabilité sur Internet
• Accès libre au système pour les comptables et les auditeurs externes
• Accès depuis n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion Internet : idéal pour les personnes se déplaçant fréquemment ou pour les franchises, quel que soit leur emplacement
• Mises à jour et assistance gratuites
• Faible coût d'abonnement mensuel : 25 $ par franchise

Résultat

• Procédures de gestion financière globales pour le siège de la société et les boutiques
• Méthodes de gestion financière transparentes fournissant à ParadIS Danemark une vue d'ensemble rapide des profits et des opérations au sein de chaque boutique
• Enregistrement automatique des factures, etc.
• Statistiques, rapports et analyse comparative rapidement disponibles à un rythme mensuel
• Intégration facile à d'autres systèmes internes
• Coopération plus aisée entre ParadIS Danemark et les futures boutiques qui ouvriront à l'étranger
• Solution rentable – particulièrement en termes de mises à niveau régulières et gratuites
• Système de gestion financière permettant d'économiser les ressources, par exemple en termes de coûts de serveur et de frais de déplacement
  Jørgen Bjerre
  ParadIS
  

  Téléphone:
  E-mail:
  Site Internet:
  Type:

  +45 3535 7902
  info@paradis-is.dk
  www.paradis-icecream.com
  Franchise, spécialisée dans la crème glacée de qualité supérieure
  J´aime Tweeter Partager Google+